Următorii 3 factori trebuie evaluați pentru succesul în managementul cunoștințelor:

• Tehnica – de exemplu, baza de date a fost deja creată
• Organizarea – toți colegii trebuie să fie informați ca trebuie sa impartaseasca informațiile și concluziile cu o bază de date comunca. Verificațibaza de date dupa 2 luni. Încă este goala? De ce?
• Ființa umană: are nevoie de motivație

Toate cele trei aspecte trebuie să fie luate în considerare. Baza de date este instalata și funcționeaza. Ce se întâmplă cu oamenii atunci? Le-a explicat cineva cum funcționează baza de date? S-a acordat suficient timp pentru alimentarea cu informații a aceastei baze de date? Au fost rugați să impartaseasca date importante cu caracter personal? De ce ar face asta? Au fost motivați în vreun fel? Daca acestea toate au fost facute, în continuare partea tehnică și utilizarea acesteia poate dura prea mult timp și poate deveni complicată. Deci, va trebui să se verifice toate cele trei elemente.

Proceduri aplicate cu sarcini-cheie

În practică, va exista întotdeauna un amestec de sarcini și activități în cadrul companiei. Dar analizarea și găsirea activităților cheie desfasurate de indivizi singuri si de echipe va facilita procesul decisional de introducere a instrumentelor adecvate pentru KM.

Există instrumente care sunt mai potrivite pentru a sprijini "Codificarea" - adică pentru a ajuta la stocarea și transferul cunoștințelor explicite. Alții susțin mai degrabă "Personalizarea" - pentru a o face "vizibilă" și pentru a transfera cunoștințe tacite, cunoștințe de specialitate care sunt stocate în creierul expertului.